Новости

В 2018 году в «Авиационном комплексе им. С.В. Ильюшина» стартовал проект внедрения системы электронного документооборота на платформе Directum. На первом этапе в цифровой вид были переведены договорные процессы: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений. Следующий этап проекта оказался более масштабным: требовалось автоматизировать процессы делопроизводства, а в дальнейшим еще и наладить интеграцию между системами в дочерних обществах.

Для того чтобы процессы как можно быстрее запускались в работу, проект поделили на две итерации. Первая итерация коснулась поручений, входящих и исходящих документов, вторая — внутренней документации.

Для удобства работы с поручениями разработаны печатные формы карточек поручений по документам. Распечатать поручения можно в формате А4, А5, А6. Более того, пользователь может распечатать сразу несколько поручений в виде сводного документа.

Права доступа к журналам регистрации строго разграничиваются. Часть документов регистрируется централизованно, а другие — исключительно в собственных подразделениях. Каждое подразделение видит только свои журналы регистрации.

По итогам второй итерации в Directum была перенесена работа с внутренними документами, в их числе приказы по АХО и основной деятельности, кадровые приказы, распоряжения, поручения и внутренние отчеты. В процессах обмена рапортами, служебными и докладными записками компания полностью отказалась от бумаги.

Сотрудникам «Ил» стало значительно проще соблюдать регламенты и правила оформления документов. В системе предусмотрены готовые шаблоны под каждый вид документа: пользователь выбирает нужный шаблон и ему остается только отредактировать текст. Остальные данные, такие как ФИО, должность адресата заполняются автоматически. По итогам согласования документ подписывается ЭП, преобразуется в формат PDF и регистрируется в системе.

В результате проекта в системе работают свыше 3 тыс. сотрудников ПАО «Ил». Благодаря автоматизации сократились сроки обмена корреспонденцией между организациями, а расходы на обмен сведены к минимуму. Руководители отмечают управляемость бизнес-процессов: инициаторы заданий всегда видят стадии работ и могут контролировать результат.

В планах ПАО «Ил» перевод в цифровой вид процесса по управлению командировками и использование мобильного решения для топ-менеджеров предприятия.

В ходе опроса выяснилось, что 84% директоров по информационной безопасности уверены в неизбежности увеличения рисков кибератак, и почти четверть считают, что возможности злоумышленников опережают собственные способности ИТ-подразделений защищать свои организации. Данная проблема усугубляется ограниченностью ресурсов, в том числе нехваткой финансирования и дефицитом квалифицированных специалистов, а также быстрым расширением поверхности атаки и значительным усложнением характера угроз. Директора по информационной безопасности понимают всю необходимость наличия в организации соответствующих стратегий, так как они сталкиваются с настоящей «гонкой вооружений» – между возможностями злоумышленников и их собственными оборонительными позициями.

Перед современными директорами по информационной безопасности стоит непростая задача распределить ограниченные средства и ресурсы для реализации эффективных проектов в области кибербезопасности – проектов, которые могут варьироваться от развертывания решений для обнаружения вторжений до внедрения систем реагирования на киберинциденты. Руководству предстоит непростая задача добиться максимальной безопасности в условиях ограниченности ресурсов, и при этом сохранить баланс между стратегическими обязанностями и тактическими вопросами.

В ходе исследования аналитики сделали несколько интересных выводов:

• Директора по информационной безопасности все чаще внедряют технологии искусственного интеллекта для защиты своей инфраструктуры. 48% директоров по ИБ работают над комплексной интеграцией технологий безопасности в свои сетевые операции, а 45% осуществляют трансформацию своей стратегии кибербезопасности с целью получения расширенной аналитики и повышения прозрачности своих окружений. Искусственный интеллект, как и машинное обучение и аналитика, позволяют освободить сотрудников ИТ-подразделений от рутинных процессов, благодаря чему они могут сосредоточиться на критически важных для бизнеса задачах, таких как выявление аномального поведения в своих сетях или быстрое реагирование на угрозы.
• Директора по информационной безопасности хотели бы выделять больше средств на системы выявления угроз и реагирования на них. Согласно результатам опроса, ИТ-руководители в настоящее время тратят в среднем 36% своего бюджета на системы реагирования на угрозы. Однако в идеальном мире они хотели бы инвестировать ресурсы не в решения для предотвращения угроз, а в системы выявления угроз и реагирования на них. Согласно данным опроса, они хотели бы увеличить долю своего бюджета на системы реагирования до 40%.
• Ключевым фактором в обеспечении безопасности является повышение квалификации и обучение сотрудников. Согласно результатам опроса, директора по ИБ считают, что дефицит кадров и нехватка их подготовки оказывают значительное влияние на их организации. В результате они уделяют все больше внимания обучению своих сотрудников передовым методам и повышению их осведомленности о проблемах кибербезопасности с целью предотвращения и минимизации угроз изнутри компании.
• Директорам по информационной безопасности приходится работать в условиях отсутствия адекватного финансирования. Несмотря на то, что характер угроз постоянно совершенствуется, они считают, что доступные им ресурсы, в том числе финансирование, по-прежнему остаются весьма скромными. Примерно треть опрошенных руководителей считает, что нехватка финансирования оказывает существенное влияние на их программу кибербезопасности.
• Главным приоритетом для директоров по информационной безопасности является защита данных клиентов и интеллектуальной собственности. Более трети респондентов заявили, что их главная задача – защита бренда организации. 36% опрошенных в качестве основного приоритета своей деятельности назвали защиту пользовательских данных. Многие также сообщили, что сосредотачивают свои усилия на защите интеллектуальной собственности, как одного из наиболее важных вверенных им активов, и который, по их мнению, является еще одной базовой целью для большинства злоумышленников.

По мнению аналитиков Gartner, автоматизационный «континуум», возникающий сейчас в сфере безопасности и управления рисками — это зона слияния новых подходов, методов и технологий и открытия новых возможностей. Внедрение автоматизации в областях идентификации (как основы для всех прочих средств контроля безопасности), управления данными и новом поколении средств аналитики считают тремя важнейшими задачами для предприятия, занимающегося технологиями безопасности и управления рисками.

Автоматизация распространилась очень широко и ее влияние в области безопасности проявляется двояко, отмечают аналитики: во-первых, как средства обеспечения безопасности, а во-вторых, как новой области, безопасность которой еще предстоит изучить. Компании разрабатывают решения для автоматизации различных процессов, зачастую не представляя рисков, которые с ними связаны. Данные приобретают все большее значение, но вместе с ним растет и риск нарушения правил защиты личных данных. Кроме того, в ближайшие два года в половине крупных промышленных компаний, реализующих проекты в области Индустрии 4.0, будут использоваться те или иные виды цифровых двойников, и их тоже необходимо будет обезопасить, указывают аналитики.

Компания «Ренессанс страхование» решила создать центральную систему принятия решений для предстраховых проверок розничных видов страхования, а также внедрить предиктивную аналитику для повышения точности оценки рисков по заявкам на договоры. Для создания системы рассматривались исключительно крупные игроки на рынке бизнес-аналитики. В результате для реализации системы выбрали решения SAS Real-Time Decision Manager и SAS Enterprise Miner. Важное преимущество заключалось в том, что команда вендора была готова выступить для страховой компании бизнес-консультантом и смогла адаптировать лучшие практики создания систем принятия решений на основе опыта как российских, так и зарубежных проектов.

Чтобы развить внутреннюю экспертизу, «Ренессанс страхование» решило проводить внедрение своими силами. На первом этапе спроектировали систему принятия решений и развернули программные модули. На втором этапе команда проекта подключила систему к внутренним и внешним источникам данных. Далее настроили стратегии автоматического принятия решения по заявкам на договоры страхования. Стратегии сочетали в себе сложную бизнес-логику сегментации и тарификации с моделями машинного обучения, построенными с использованием SAS Enterprise Miner специально для повышения точности оценки рисков по заявкам на договоры.

Когда система принятия решений была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию, ее операционная и экономическая эффективность была доказана на небольшом потоке заявок. Срок реализации всего проекта, с учетом сложности ИТ-ландшафта компании и необходимости развития внутренних компетенций в углубленной аналитике, занял 9 месяцев.

Как отмечает Сергей Демидов, управляющий директор департамента страхования автотранспортных средств «Ренессанс страхования», реализованный проект представляет особую ценность для розничного бизнеса. Во-первых, руководство компании четко увидело, что убыточность по портфелю новых розничных договоров снижается. Это уже обеспечило определенный рост рентабельности, а в будущем позволит предлагать более привлекательные условия страхования. Во-вторых, за счет SAS Real-Time Decision Manager удалось централизовать принятие решений на предстраховых проверках – сделать так, чтобы ключевые фронты и партнерские сервисы «ходили» за тарифами в одну точку. За счет этого теперь изменения в стратегии андеррайтинга и тарификации вносятся лишь один раз и сразу в масштабах всей компании.

В конечном итоге компания планирует конвертировать эту повышенную гибкость в рост темпов развития бизнеса: быстрее выводить в продажу новые продукты, быстрее подключать партнеров. Наконец, ожидается, что все обозначенные эффекты усилятся, когда в SAS Real-Time Decision Manager будут перенесены стратегии принятия решений по всем розничным продуктам.

Области HR, в которых не обойтись без автоматизации

По мнению респондентов, тройку главных областей, в которых сегодня не обойтись без автоматизации, составляют кадровый учет и администрирование (их отметили 72% опрошенных), учет рабочего времени (66%) и HR-аналитика (61%). Далее следуют компенсация и сборы, рекрутмент, а также оценка, адаптация и обучение персонала. 1% опрошенных считает, что функцию HR лучше полностью отдать на аутсорсинг.

Большинство респондентов — 78% — уже автоматизировали кадровый учет и администрирование, а 54% — внутренние коммуникации. Кроме того, 45% опрошенных компаний внедрили системы учета рабочего времени, 41% — рекрутмент, 34% автоматизировали HR-аналитику, 34% — оценку, адаптацию, обучение и развитие. Только 15% пытаются оценивать нелояльность сотрудников.

Ответственный за внедрение систем автоматизации HR

По мнению опрошенных компаний, за автоматизацию HR в компании должен отвечать HR-директор — такого мнения придерживаются 67%. 13% считают, что это обязанность генерального директора, и еще 13% думают, что этим должны заниматься ИТ-директора. 4% уверены, что отвечать за автоматизацию HR-процессов должны все вышеперечисленные коллегиально.

Автоматизация HR на практике

Блок кадрового учета и администрирования, по мнению респондентов, в первую очередь нуждается в автоматизации. Это подтверждают и цифры: на практике такую систему используют 78% компаний, из них лишь 22% ею недовольны.

Блок рекрутмента автоматизировал 41% опрошенных компаний, и 20% респондентов собираются реализовать этот функционал в ближайшее время. Только 34% опрошенных компаний автоматизировали блок HR-аналитики. Остальные основной причиной, по которой они этого не сделали, называли отсутствие бюджета. Блок оценки, адаптации, обучения и развития персонала также автоматизировали чуть больше трети — 34% респондентов.

Системы автоматизации внутренних коммуникаций сегодня используют 46% компаний, еще 10% планируют автоматизировать внутренние коммуникации в будущем. При этом 25% респондентов сказали, что их все устраивает в текущих процессах, поэтому они не видят необходимости что-либо менять.

Барьеры для автоматизации

Основной проблемой при внедрении функционала для любого из блоков HR опрошенные компании называли отсутствие бюджета. Еще одной из самых распространенных проблем стало незнание и неинформированность о наличии на рынке необходимых решений. Многие компании заявили, что их все устраивает в текущих процессах, поэтому они ничего не хотят менять. Респонденты ссылались на решение собственника не автоматизировать тот или иной блок, а также говорили, что это требует долгого и сложного процесса согласования со штаб-квартирой.

Автоматизированные системы в HR

Самой популярной системой автоматизации в блоках кадрового учета и администрирования, компенсации и льгот, а также HR-аналитики стала платформа «1С». Кроме того, наиболее часто упоминались SAP, «БОСС-Кадровик», «Компас: Управление персоналом», Workday, Oracle, «Галактика ERP», «Контур.Персонал» и собственные разработки.

В рекрутменте самыми популярными системами респонденты назвали «E-Staff Рекрутер», Potok, FriendWork Recruiter, «Хантфлоу», GoRecruit, Experium, Workday, SAP, а также собственные разработки. Кроме того, многие респонденты указывали Excel и HeadHunter.

Системами, которые компании используют для автоматизации оценки, адаптации, обучения и развития сотрудников, стали собственные разработки, а также Matrix, Workday, SAP, Looop, iSpring Learn, Agylia, WebTutor, Learn Amp и ETWeb.

Для внутренних коммуникаций компании используют корпоративную социальную сеть (Yammer, DaOffice, IBM Connections, Workplace by Facebook), интранет (Oracle WebCenter Suite, MS Sharepoint, IBM WesSphere, «1C-Битрикс»), чат-боты, мессенджеры и онлайн-радио.

Для всех используемых программ респонденты предъявляют почти одинаковые требования. Главные из них — это интуитивно понятный интерфейс, доступность всего необходимого для работы функционала, возможность кастомизации программы под индивидуальные потребности бизнеса, отсутствие ошибок и сбоев, а также экономия времени и помощь в решении рабочих вопросов.

«Идеальный» софт

Компании, участвовавшие в опросе, определили пятерку характеристик, которыми должен обладать идеальное ИТ-решение для автоматизации HR-процессов. Абсолютное большинство респондентов считают, что используемая система должна экономить время: сводить к минимуму ручной ввод данных, быстро готовить и выгружать отчеты. 93% компаний заявляют, что внедряемая система должна быть удобной для пользователей, а 88% говорят, что она должна охватывать все кадровые процессы. 79% респондентов уверены, что решение должно формировать единую базу данных, и еще 50% хотят, чтобы оно было доступным на всех устройствах.

Геймификация HR

Как отмечают аналитики, тренд сегодняшнего дня — геймификация. По данным опроса, уже 21% компаний начали использовать игровые элементы в работе. Компании используют промоигры, мобильные приложения, социальные сети и чат-боты для того, чтобы искать, обучать, адаптировать и мотивировать сотрудников. Но главное, что они готовы подтвердить, что геймификация действительно помогает привить корпоративные ценности и повысить эффективность сотрудников.

69% из внедривших геймификацию компаний используют ее для обучения и развития сотрудников, 59% — для адаптации работников, 40% — для мотивации. 30% применяют игровые элементы для привлечения новых сотрудников, а 24% — для оценки персонала.

Наиболее частыми решениями для геймификации респонденты назвали обучающие порталы (их отметили 75% опрошенных компаний). 33% используют промоигры, 26% — мобильные приложения, 39% пользуются социальными сетями, 18% — чат-ботами.

79% компаний геймификацию на практике не использовали, при этом 29% считают, что в этом нет необходимости, а 24% не нашли поддержку у руководства в этом вопросе.

Почти половина компаний (45%), которые уже используют геймификацию в HR, говорят о том, что наблюдают ее положительное влияние и с ее помощью прививают корпоративные ценности. Еще 31% также говорят о положительном воздействии геймификации, поскольку она повышает эффективность сотрудников. 26% респондентов пока особых изменений не заметили, а 6% указывают на негативное влияние использования игровых элементов в работе, поскольку не все сотрудники хотят принимать участие в геймификации. Только 3% опрошенных компаний считают, что геймификация отнимает много времени и наносит ущерб рабочим процессам.

Аналитики IDC завершили седьмой ежегодный опрос на тему инвестиций в технологии Интернета вещей. В большинстве компаний, реализовавших проекты Интернета вещей, для измерения их эффективности были приняты соответствующие показатели, отмечают аналитики, но во всех отраслях они оказались разными.

85% опрошенных аналитиками руководителей ИТ-служб или бизнес-подразделений компаний из 29 стран сообщили, что в их компании предусмотрен бюджет на проекты в области Интернета вещей. Значительную часть этого бюджета контролируют не бизнес-подразделения, а ИТ-службы.

Главными задачами инвестиций в Интернет вещей в 2019 году опрошенные называют увеличение производительности, снижение затрат и повышение качества продукции. В прошлых опросах важнейшим фактором выступало повышение безопасности. Дефицит квалифицированных специалистов стал третьей по важности проблемой после стоимости проекта и соображений безопасности.

Одним из наиболее распространенных показателей для оценки успеха проекта Интернета вещей становится повышение безопасности труда, особенно в медицине, промышленном производстве и государственном секторе.

Любопытно, что 56% неудачных проектов прекращались в течение всего нескольких месяцев, что позволяло компаниям быстро принять решение о дальнейших действиях.

Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска, повысить эффективность и прозрачность работы. Основные задачи проекта удалось решить с помощью модулей «Договоры» и «Делопроизводство» решения DirectumRX. К системе подключены филиалы компании в Москве, Санкт-Петербурге и Пензе.

Результатом внедрения стал рост эффективности департаментов холдинга и повышение исполнительской дисциплины сотрудников. Все филиалы группы работают в едином информационном пространстве, благодаря чему сократились сроки рассмотрения и согласования документов, упростились процедуры передачи документов внутри организации, снизились расходы на хранение и перемещение бумажных оригиналов.

Первые лица компании управляют процессами через мобильное решение Directum Jazz. Топ-менеджеры оценили скорость принятия решений по документам, удобство делегирования полномочий и их отслеживание.

В дальнейшем агрохолдинг планирует подключить к DirectumRX другие процессы, а также настроить глобальную интеграцию с несколькими базами системы «1С:Предприятие».

Сеть на основе блокчейна под названием Trust Your Supplier (TYS), разработанная компанией IBM и консалтинговой фирмой Chainyard, предназначена для проверки и адаптации поставщиков и управления жизненным циклом информации о них. В отличие от других сетей на основе блокчейна, разработанных в IBM, сеть TYS пока не отслеживает перемещения товаров — она предназначена только для обработки информации о поставщиках.

Обычно в работе с поставщиками приходится использовать ручные процессы, что затрудняет проверку документов — сертификатов ИСО, банковских счетов, налоговых деклараций, страховых полисов и так далее. Децентрализованный характер TYS и наличие защищенного от изменений журнала контроля позволяет избавиться от ручных процессов. При этом вместо ежегодной проверки информация о поставщиках проверяется и обновляется непрерывно. TYS может передавать информацию в существующие системы работы со снабжением.

У самой IBM по всему миру больше 18,5 тысяч поставщиков. Компания собирается сначала включить в сеть TYS 4 тыс. поставщиков из США. По оценкам подразделения снабжения IBM, время адаптации нового поставщика к требованиям компании благодаря TYS сократится на 70-80%.

Основная цель проекта – повышение прозрачности, автоматизация учетных программ и системы налогового мониторинга, а также снижение объема документов, запрашиваемых налоговыми органами и развитие систем внутреннего контроля «Шереметьево». Кроме этого, важной особенностью проекта является расчет налоговой льготы на имущество по объектам концессии, которые даны в безвозмездное пользование государством аэропорту.

Как отметил Александр Олейник, заместитель генерального директора по экономике и финансам аэропорта «Шереметьево», подключение к системе налогового мониторинга – важный стратегический шаг компании для обеспечения прозрачности учета, развития системы внутреннего контроля и управления рисками. Руководство компании рассчитывает, что лучшие мировые и российские практики помогут в течение года полностью разработать автоматизированную систему и перейти на новую форму налогового контроля.

Специалисты Juniper Networks провели опрос среди ИТ-руководителей компаний со штатом от 500 сотрудников, посвященный стратегиям в сфере программно-конфигурируемых сетей: 98% сообщили, что уже пользуются SDN или задумываются о внедрении.

По данным опроса, основными факторами, способствующими росту интереса к SDN, стали стремление к решению проблем безопасности, а также планы внедрения технологий искусственного интеллекта и машинного обучения. Во многих организациях прежде всего видят возможность возникновения проблем с безопасностью, а не со скоростью, если SDN не будут освоены в ближайшие пять лет; 28% также считают, что SDN позволят лучше автоматизировать обеспечение безопасности и рутинные задачи.

Среди основных преимуществ, которые желательно получить с внедрением SDN, 48% назвали адаптивность, 43% — надежность, 38% — простоту. Выяснилось, что 54% внедряют программно-конфигурируемые глобальные сети и 34% задумываются об этом.

Исследование Juniper также показало, что в большинстве организаций сети все еще администрируют при помощи интерфейса командной строки, хотя по прогнозу Gartner, к 2020 году только 30% сисадминов будут пользоваться ею для управления сетями. Выяснилось также, что в 87% компаний администрирование сетей по-прежнему частично выполняется на уровне индивидуальных устройств.