Naumen

В Координационном центре организована единая точка доступа к более чем 100 тыс. документов, загруженных в различные внутренние системы. Реализация проекта на основе решения Naumen Enterprise Search заняла меньше шести месяцев.

Благодаря используемым технологиям анализа данных и обработки языка — дистрибутивной семантике и алгоритмам машинного обучения, пользователям доступен «умный» поиск. Система строит связи между файлами, пользователями, проектами или инцидентами для быстрого обнаружения нужных документов. В ней также предусмотрена персонализация поисковой выдачи: решение учитывает историю просмотров, благодаря чему пользователи получают более точные результаты.

Реализованная модель концептов, включающая общеупотребимую лексику, термины и синонимы, позволяет системе уточнять запросы и тем самым облегчать пользователям поиск документа даже в незнакомой предметной области. Поскольку решение поддерживает извлечение контента из большинства современных форматов файлов, в том числе графических изображений без текстового слоя, пользователи по запросу могут находить даже нетекстовые документы, например, сканы.

Компания Onecta создала единый источник знаний на базе Naumen KMS. Операторы обращаются к нему во время консультации клиентов по вопросам подбора кредитных продуктов. Новая база знаний заменила систему папок с документами в общем доступе и решила проблему долгого поиска информации: умная поисковая строка в Naumen KMS позволяет сотруднику горячей линии отыскать нужные данные за несколько секунд. Благодаря решению свыше 500 сотрудников компании быстрее находят ответы на вопросы клиентов, а новые операторы легче проходят адаптационный период и скорее вливаются в работу.

Решение Naumen LMS использовано для организации дистанционного обучения новых сотрудников. Система интегрируется с платформой управления знаниями и позволяет быстро составлять онлайн-курсы на основе контента из базы знаний, при этом информация в курсах автоматически обновляется, когда в исходные данные вносятся изменения. В результате подготовка программы обучения для новичков занимает меньше времени, а учебный контент всегда актуальный.

В контакт-центре используют промежуточное и итоговое тестирования для оценки результатов обучения персонала. Подробная статистика доступна в личном кабинете сотрудника и позволяет оценивать как эффективность образовательного процесса в целом, так и успехи в обучении отдельных специалистов. В ближайшие месяцы Onecta планирует дополнить образовательное направление программами профессионального развития сотрудников.

ЦОДД Правительства Москвы при экспертной поддержке Naumen за пять месяцев разработал каталог услуг и перенес связанные с ним сервисные процессы в Naumen Service Desk Pro. Теперь в режиме «единого окна» сотрудники заказывают различные внутренние услуги: пропуск на территорию, организацию рабочего места, покупку новой техники и мебели, ремонт, уборку. Суммарно специалисты АХО, ИТ и других служб ежемесячно обрабатывают в системе около 2 тыс. заявок. Решением на сегодняшний день пользуется более 2,8 тыс. сотрудников. Автоматизация процессов управления задачами и обращениями позволила ЦОДД уменьшить количество ручных операций, сократить время оказания услуг и повысить качество внутреннего сервиса.

Подать запрос в сервисное подразделение можно разными способами — через личный кабинет на портале, по электронной почте или телефону. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу системы, около 80% сотрудников предпочитает регистрировать запросы на портале самообслуживания. Это позволило кратно сократить нагрузку на специалистов и ускорить время обработки заявок.

«ДоксВижн» перенес сервисные процессы в ITSM 365, поскольку функциональные возможности предыдущего решения не покрывали всех запросов компании. Новая система позволила гибко подойти к диспетчеризации обращений: заявки автоматически распределяются по сервисным сотрудникам согласно установленным правилам, но для части клиентов или услуг можно назначать определенных исполнителей. Также компания настроила в решении нестандартные параметры обслуживания – например, ввела «Периодический ответ», чтобы специалисты сервисных служб поддерживали связь с заказчиками услуги в промежутке между принятием задачи и ее исполнением.

Для повышения скорости и качества обслуживания компания сформировала в ITSM 365 базу знаний, которая включает инструкции как для исполнителей, так и для заказчиков услуг. Все обновления пользователи платформы видят в своей новостной ленте, при этом для партнеров «ДоксВижн» формируется отдельная подборка — из материалов, которые потенциально интересны компаниям-интеграторам. Помимо этого, база содержит более 50 шаблонов ответов на наиболее часто повторяющиеся вопросы, что экономит время специалистов поддержки во время консультаций клиентов и сотрудников.

На платформе ITSM 365 реализован учет трудозатрат специалистов поддержки — в решении наглядно видно количество часов, потраченных на решение задачи. Это позволило, во-первых, выявлять наиболее ресурсоемкие услуги и оптимизировать подходы к их выполнению, а во-вторых, обосновывать стоимость сервисов клиентам.

Компания «Форум-Авто» использовала платформу ITSM 365, чтобы стандартизировать внутренний сервис пяти департаментов — ИТ, АХО, маркетинга, внутренней безопасности и HR. В ходе проекта разработан каталог услуг и параметры SLA, описывающие требования к качеству работ. Доступ к услугам сотрудники получают в режиме «единого окна». Любое обращение, направленное по электронной почте, фиксируется в системе и направляется исполнителю соответствующего департамента. Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, запрос переадресовывается его «заместителю». Для проведения регламентных работ, например, планового обновления ПО или администрирования баз данных специалисты сервисных служб используют встроенные в платформу чек-листы.

Широкие возможности системы в части конструирования бизнес-процессов позволили настроить внутренний сервис большого количества департаментов, а также обработку специфических запросов. Например, «Форум-Авто» развивает собственную ERP-систему и обрабатывает запросы на ее доработку в ITSM 365 – на платформе настроен сценарий, который включает процедуры согласования изменений и постановку задач ответственным за проект сотрудникам. Ежемесячно через ITSM 365 проходит около 30 таких запросов.

Руководители подразделений получают с помощью системы информацию об общем количестве решенных задач, доле просроченных и возобновленных заявок из отчетов о работе исполнителей. Эти данные, а также оценки качества, выставляемые сотрудниками через форму обратной связи на платформе, позволяют департаментам непрерывно работать над улучшением своего сервиса.

WFM-решение автоматически составляет графики работы операторов на основе прогнозов нагрузки от специалистов Lamoda. При построении расписания учитываются профессиональные навыки сотрудников и их пожелания к рабочему графику. Внедряя новое решение, Lamoda хотела сократить затраты временного ресурса операторов контакт-центра.

Для отслеживания продуктивности работы персонала используется онлайн-мониторинг, который в реальном времени отражает статус сотрудника. Там же через мобильное приложение операторам удобно следить за рабочим расписанием. Новое решение также автоматически формирует отчеты об активностях сотрудников и своевременности выполнения рабочих задач.

Решение интегрировано с хранилищем данных, содержащим информацию о звонках и сотрудниках, в рамках проекта по созданию единой экосистемы управления контактным центром.

Платформа ITSM 365 стала единой средой для взаимодействия персонала компании «Байкал Сервис» и службы поддержки. Решение собирает обращения из различных каналов, автоматически классифицирует их, назначает дедлайн и исполнителя. При распределении заявок система учитывает суть вопроса, а также график работы и загрузку специалистов поддержки.

Число пользователей в системе на сегодняшний день превышает 2 тыс. человек. До внедрения платформы все заявки на поддержку обрабатывались в Help Desk решении, функциональные возможности которого были сильно ограничены: например, назначение специалистов на обращения происходило в ручном режиме, из-за чего в компании остро стояла проблема неравномерного распределения задач.

Гибкость новой системы дала возможность транспортной компании автоматизировать многие рутинные операции. Организация настроила на платформе шаблоны бизнес-процессов для реализации инфраструктурных проектов в новых подразделениях, которые совокупно включают более 35 различных внутренних задач и согласований. Также в системе организован справочник интернет-провайдеров в привязке к офисам компании, а информация с адресом, номером договора и другими деталями по одному клику добавляется в шаблон письма, что позволяет специалистам службы поддержки быстро решать проблемы с отсутствием интернет-соединения.

Благодаря решению «Байкал Сервис» автоматически формирует рабочие графики специалистов поддержки. Реализованная в системе диаграмма Ганта составляет расписание на месяц с учетом дневных и ночных смен, отпусков, больничных и других факторов. Данная функциональная возможность платформы сократила время на подготовку рабочего графика с одного дня до 30 минут.

Новое решение для организации внутренней сервисной деятельности запущено во всей филиальной сети ГРЧЦ. К системе автоматизации подключены более 4,8 тыс. работников. Благодаря этому удалось добиться равномерного распределения нагрузки на работников службы технической поддержки предприятия и оптимизировать ее деятельность, что обеспечило более эффективное управление инцидентами и запросами на обслуживание.

Сейчас в среднем через систему поступает около 1,7 тыс. обращений в месяц для разных сервисных подразделений предприятия. Решение интегрировано со службой каталогов Active Directory, к которому обращаются работники ГРЧЦ, выбирая необходимую услугу (из 40 предлагаемых системой) и ее исполнителя. Процесс согласования заявок происходит в удобном для всех участников процесса формате: по электронной почте, телефону и на внутреннем портале предприятия. Это обеспечивает более эффективные коммуникации между работниками и позволяет «заказчику» услуги отслеживать все этапы ее исполнения.

Кроме того, функциональность системы обеспечивает не только обработку обращений пользователей и предоставление услуг в рамках определенного списка, но и формирует специальную «базу знаний». Naumen Service Desk Pro позволяет регистрировать инциденты, выявляя на основе этой информации общие проблемы, а также собирает и хранит передовой опыт по поддержке системы и автоматизируемых ей процессов.

В Valtec на основе Naumen KMS создали полноценную базу знаний: она объединяет материалы, используемые для технической поддержки, разработки и внедрения новой продукции, а также данные экспертиз и лабораторных исследований. Решение помогло ускорить поиск внутренней информации и управлять версионностью документов, благодаря чему техническая поддержка и контроль качества продуктов стали работать эффективнее.

Встроенные шаблоны в новом решении помогают сотрудникам экономить время при работе с каталогом продукции. Они систематизируют контент и могут распределять по соответствующим разделам части одного материала — например, «Артикулы», «Этикетки и упаковка», «Разработка», «Испытания и контроль качества». Поисковая система, работающая по аналогии с популярными сервисами Яндекс и Google, позволяет инженерам технической поддержки за несколько секунд находить ответы на сложные вопросы в продуктовых материалах и документах, например, в ГОСТах.

Наполнением базы знаний и управлением информацией занимаются все сотрудники Valtec. Конструкторы, маркетологи, технические писатели, инженеры и другие специалисты, участвующие в разработке новых продуктов и доработке существующих, ведут соответствующую документацию и могут как переключаться между разными версиями документов, так и видеть обновления в персонализированной ленте уведомлений.

Спустя восемь месяцев с момента внедрения Naumen KMS базой знаний пользуются 100% сотрудников технического подразделения. В ближайшее время Valtec планирует подключить к платформе отдел продаж, поставщиков и клиентов.

OpenTask с помощью ITSM 365 создала прозрачную модель оказания услуг клиентам на основе обширной партнерской сети: компания обходится минимальным количеством собственных дистанционных специалистов и привлекает свыше 800 подрядчиков. С новым решением компания эффективно управляет взаимодействием как с клиентами, так и с партнерами: обработка заявок, назначение специалистов, документооборот и другие процессы максимально автоматизированы. Выставление счетов и закрывающих документов клиентам в месяц занимает не более 15 минут, в то время как раньше на это уходило в среднем два дня.

Платформа действует по принципу «единого окна»: все участники процесса могут видеть детали задачи, информацию о статусах и обсуждение в одном месте. ITSM 365 поддерживает функциональную возможность добавления к задаче фото- и видеоматериалов, в результате чего сотрудники OpenTask могут контролировать работу подрядчиков. На платформе действует «черный список», куда попадают исполнители, оказывающие услуги ненадлежащего качества.

В планах OpenTask – интеграция ITSM 365 c системой электронного документооборота «Диадок» для упрощения выгрузки первичной бухгалтерской документации.