СЭД

Число решений, принимаемых депутатами, постоянно растет. Для активной деятельности Думе было необходимо автоматизировать ключевые рабочие процессы: документооборот, подготовку и проведение заседаний. Активная фаза информатизации началась еще в 2011 году, когда был создан ЦОД, организован защищенный доступ к сети Интернет всех сотрудников аппарата, внедрена система электронной почты и календарного планирования. Однако требовалось решение для автоматизации документооборота и нормотворческой деятельности. При помощи специалистов компании «Тринити» были проведены работы по внедрению интегрированных систем – «Электронный документооборот», «Нормотворчество» и «Сопровождение заседаний».

Вся работа с документами – регистрация, наложение резолюций и поручений всеми руководителями, формирование исполнений, проектов ответных документов, согласование проектов документов, подписание документов руководителями – происходит в электронном виде в СЭД. Бумажные документы присутствуют только при регистрации: входящие документы при регистрации превращается в электронные, а исходящие документы при регистрации превращаются в бумажные.

Система «Нормотворчество» предназначена для подготовки заседаний. Карточки повесток, протоколов, календаря заседаний и прочих документов автоматически формируются из системы документооборота и доступны депутатам удаленно. При регистрации всех последующих документов, связанных с инициирующим, они прикрепляются автоматически.

Из вопросов, находящихся на рассмотрении, формируются повестки заседаний. По каждому вопросу в соответствии с настройками в повестку автоматически отбираются нужные документы.

Ежемесячно компания получает около 150 заявок на поставку товара и предоставление услуг по подбору медицинского оборудования для клиентов. Для своевременного выполнения этих заявок необходимо их оперативно регистрировать и передавать руководству на рассмотрение, готовить и согласовывать коммерческие предложения. Кроме того, каждый месяц компания принимает участие в десятках аукционов в качестве поставщика товаров и консультационных услуг. Также необходимо контролировать своевременность поставки товаров или оказания услуг по выигранным тендерам.

Ранее документооборот на предприятии не был автоматизирован. Было практически невозможно отследить, на каком этапе обработки в данный момент находится заявка, получен ли по ней результат, заключен ли уже договор. На подготовку и согласование коммерческих предложений и конкурсной документации уходило много времени. Из-за этого иногда данные на участие в конкурсе предоставлялись не в полном объеме и не своевременно.

Руководство компании приняло решение о создании системы электронного документооборота, которая помогла бы ускорить обработку входящих заявок, исключить их утерю, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников, уменьшить сроки согласования конкурсной документации и договоров. Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8», а партнером по внедрению компания «Бизнес ИТ».

За три месяца система была развернута на 60 рабочих местах во всех подразделениях компании. В результате удалось вдвое сократить время на согласование коммерческих предложений и договоров. Работа с клиентами стала более эффективной: с момента принятия решения о сотрудничестве до реальных отгрузок продукции проходит 5-6 рабочих дней вместо 10-12. Систематизирована работа по подготовке к участию в тендерах. В итоге количество тендеров, в которых компания принимает участие, увеличилось с 50 до 80 в месяц.

Уже несколько лет подряд «Черкизово» демонстрирует устойчивый рост, по мере которого увеличивалось и количество финансовой документации. В результате возросли трудоемкость и затраты на ее обработку и хранение, а также подготовку для предоставления проверяющим органам. В связи с этим руководство группы приняло решение автоматизировать обработку основного потока первичных финансовых документов через Общий центр обслуживания (ОЦО), в учетной системе которого отражались бы все хозяйственные операции компании.

На выбор системы управления корпоративным контентом повлияло сразу несколько факторов. В их числе наличие масштабируемого решения, учитывающего территориальную распределенность компании, и минимальные затраты на интеграцию новой платформы в существующую учетную систему. Проектом занималась компания «Сабрис» и завершила его за два месяца.

В состав решения входят такие функциональные элементы, как Enterprise Scan, позволяющий проводить массовое сканирование и ввод первичных финансовых документов, Content Server для хранения и согласования документов, а также ECMLink для «бесшовной» интеграции в учетные системы SAP. В результате в группе «Черкизово» создан единый электронный архив документов и автоматизирована обработка данных по нескольким функциональным областям (бухгалтерский учет, учет основных средств и т.д.). Ежемесячно в системе обрабатывается 450 тыс. документов.

В планах по развитию решения — расширение функциональности, включая запуск системы управления договорами и автоматизацию центра хранения физических архивных документов, а также перевод всех ключевых бизнес-процессов на SAP ERP.

Предыдущая СЭД, построенная на базе ERP Microsoft Dynamics NAV, поддерживала только хранение архива договорных документов и не обеспечивала процесса их согласования, который до сих пор осуществлялся по электронной почте. Целью проекта стало обеспечение автоматизации процессов согласования договорных документов и доверенностей.

Основными требованиями к системе стали настройка процесса согласования документации с учетом распределенной структуры компании, сохранение накопленных в прежней системе данных, а также наличие англоязычной версии системы. В ходе проекта, осуществленного при помощи Digital Design, были автоматизированы процессы согласования и хранения договорной документации и доверенностей на всех стадиях их жизненного цикла, а также организован доступ к архиву договорной документации.