В «РусГидро» входит более 60 подконтрольных организаций: гидроэлектростанции, тепловые электростанции и электросетевые активы, а также энергосбытовые компании и научно-проектные институты. Ранее в каждой компании работали свои учетные службы, применялись разные правила подготовки, обработки и ведения первичной документации. Это мешало эффективному взаимодействию сотрудников в рамках «сквозных» бизнес-процессов, задерживало подготовку отчетности.
Руководство группы решило создать Общий центр обслуживания (ОЦО), который обеспечил бы централизованное ведение регламентированного учета и подготовку финансовой отчетности компаний группы. Для его эффективной работы необходимо было стандартизировать работу с первичными документами, перевести их обработку в электронный вид, организовать обмен юридически значимыми электронными документами с поставщиками и покупателями. Кроме того, планировался переход крупных компаний на налоговый мониторинг, для этого нужно было создать электронный архив документов холдинга. документоДля решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП», а партнером по проекту стала компания «1С-КПД».
Пилотный проект был реализован в Дальневосточной генерирующей компании, далее система была тиражирована на предприятия в Москве, Нижнем Новгороде, Якутске и т.д. Выполнена интеграция «1С:Документооборота» с единой учетной системой холдинга и оператором ЭДО. Автоматизировано более 8 тыс. рабочих мест.
В результате проекта135 видов первичных финансово-хозяйственных документов компании переведены в электронный вид. Внедрена единая для 10 компаний система для работы с первичными финансово-хозяйственными документами. Реализован специализированный интерфейс сканировщика, который позволяет работать со страницами отсканированных документов и пакетами документов, быстро заполнять необходимые реквизиты и редактировать файлы. Это помогло усилить контроль качества подготовки документации, упростило обработку и согласование документов, ускорило обмен документами как внутри группы, так и с внешними контрагентами.
Все электронные документы хранятся в электронном архиве, что исключает риски потери документов. При необходимости файлы можно найти в системе за считанные секунды. Создание архива помогло холдингу подготовиться к переходу на налоговый мониторинг.
Организован обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами. Для этого реализована бесшовная интеграция «1С:Документооборота» с системой оператора ЭДО. Пользователь работает в одном окне: прием и отправка электронных документов выполняется напрямую в системе, обработка входящих электронных документов запускается автоматически на основании созданной карточки документа, что существенно упрощает работу сотрудников.
