Вестник цифровой трансформации CIO.RU

Кировский ГМУ автоматизировал документооборот и управление бизнес-процессами
Кировский ГМУ автоматизировал документооборот и управление бизнес-процессами




10:20 08.02.2018  |  0 Комментариев | 346 просмотров



В результате внедрения BPM-системы ELMA в Кировском ГМУ автоматизирована работа административного аппарата вуза, централизована регистрация документов, создан внутренний портал для коммуникации работников Университета, а также улучшены исполнительская дисциплина и контроль выполнения поручений.

РЕКЛАМА

Кировский государственный медицинский университет в 2015 году вуз начал проект автоматизации документооборота в системе управления бизнес-процессами ELMA. За три года сотрудники Кировского ГМУ совместно со специалистами компании-разработчика настроили в системе BPM все основные процессы по обработке документов (регистрация, рассмотрение, согласование и пр.), реализовали электронное хранилище, реестр нормативных актов и внутренний портал коммуникации Университета. До внедрения системы документооборот вуза велся в ручном режиме.

На первом этапе проекта автоматизации специалисты Кировского ГМУ создали карточки документов, номенклатуру дел, реестр нормативных актов и электронное хранилище. В базу вошли зарегистрированные документы, различные шаблоны, инструкции, справочники. На втором этапе для сотрудников Университета был организован внутренний портал, включивший ленту сообщений, списки задач, общие и индивидуальные календари.

В системе автоматизированы стандартные процессы документооборота. На данный момент вся документация вуза ниже уровня «ректор-проектор» создается и маршрутизируется в электронном виде. Как отмечают сотрудники отдела документационного обеспечения Кировского ГМУ, оперативность документооборота увеличилась в разы.

Важным этапом автоматизации стала настройка инструментов «Подбор документов на контроле» и «Формирование отчетов по исполнительской дисциплине». Они позволили без серьезных трудозатрат генерировать отчетные документы для руководства Университета и контролировать исполнительскую дисциплину.

В результате внедрения BPM-системы ELMA в Кировском ГМУ автоматизирована работа административного аппарата вуза, централизована регистрация документов, создан внутренний портал для коммуникации работников Университета, а также улучшены исполнительская дисциплина и контроль выполнения поручений.

Также благодаря внедрению BPM-системы значительно сократился бумажный документооборот, снизилось количество просроченных и потерянных документов, увеличилась ответственность работников и оперативность решения задач руководства.

В 2018 году администрация вуза планирует увеличение числа пользователей системы, интеграцию ПО с другими ИТ-инструментами, расширение поля применения BPMS.


Теги: Автоматизация предприятий BPM