Вестник цифровой трансформации CIO.RU

Крупный дистрибьютор бакалеи внедрил электронный архив
Крупный дистрибьютор бакалеи внедрил электронный архив




11:57 14.06.2019  |  727 просмотров



Продавец и дистрибьютор бакалейных продуктов «Аргос 2003» внедрил решение «Скан-Архив» компании «Гэндальф».

Среди партнеров «Аргос 2003» - сети супермаркетов «Перекресток», «Пятерочка» и «Магнит», а также другие лидеры розничного рынка. Кроме того, у компании семь магазинов по всей Белгородской области, которые ежегодно приносят многомиллионный оборот. При таких масштабах торговли в бухгалтерии «Аргос 2003» накопилось больше 50 тыс. бумажных документов. Сложности работе с архивом подобных размеров часто стали возникать при проверках контролирующих органов. Тогда в «Аргосе» приняли решение установить «Скан-Архив» для создания электронного архива документов. У компании нет филиалов и обособленных подразделений, поэтому внедрение прошло сразу во всей организации. Сейчас с системой работают три человека.

Бумажный реестр продолжает существовать, так как пока в базу загружаются только документы за прошлые периоды. Процесс не закончен: за 2017-2018 годы обработано больше 13 тыс. документов, а это всего треть от их общего числа. Но уже сейчас можно сказать, что благодаря электронному архиву упростилась работа не только с контролирующими органами, но и с контрагентами по всей стране. Если раньше при всевозможных проверках поиск и сканирование документов из бумажного реестра занимал несколько рабочих дней, то ныне на это достаточно нескольких часов. Система позволила реализовать стандарт контроля учета и наличия первичной документации. Поэтому готовиться к проверкам и предоставлять документы по любому запросу стало удобнее. В бухгалтерии высоко оценивают изменения в работе после внедрения программы, и особенно экономию времени.


Теги: Автоматизация предприятий