Вестник цифровой трансформации CIO.RU

Почта России запустила документооборот на «1С»
Почта России запустила документооборот на «1С»




14:06 13.06.2019  |  926 просмотров



Почта России ввела в промышленную эксплуатацию СЭД на базе «1С:Документооборот». К системе подключены 36 тыс. пользователей более чем в 1 тыс. подразделений. Удалось снизить бумажный документооборот на треть и вдвое сократить время исполнения запросов по подбору документов.

Для повышения эффективности Почте России было важно обеспечить оперативный обмен документами между аппаратом управления и региональными представительствами, преодолеть «лоскутную» автоматизацию и перевести значительную часть документооборота и отчетности в электронный вид. Для этого требовалась производительная СЭД с широкими функциональными возможностями.

По итогам открытого конкурса на модернизацию системы электронного документооборота была выбрана программа «1С:Документооборот». Благодаря активному участию в проекте руководства Почты России удалось не только успешно завершить внедрение СЭД, но и уже на пилотных запусках получить значимые для бизнеса эффекты.

Ключевая особенность СЭД Почты России – сочетание беспрецедентного масштаба и стабильной производительности. Единая система охватила аппарат управления предприятием, 86 филиалов, более 1 тыс. обособленных структурных подразделений в стране и за рубежом. Ежедневно в системе регистрируют 5 тыс. новых документов, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, обращениями граждан и организаций, договорными документами, коммерческими условиями, документами по закупочной деятельности, архивной документацией и другими видами документов. Для хранения и организации данных применяется СУБД PostgreSQL, работающая под управлением ОС Linux.

В системе применяется расширенный функционал, призванный исключить неправильные и неточные действия по работе с документами, упростить взаимодействие сотрудников. Например, параллельное редактирование документов дает возможность нескольким сотрудникам одновременно вносить корректировки и просматривать замечания коллег в режиме реального времени. Протокол разногласий позволяет эскалировать спорные замечания по документам на ответственного сотрудника для принятия решения. Правила коммуникации позволяют при организации взаимодействия автоматически соблюдать иерархию управленческих уровней сотрудников и подразделений.

СЭД Почты России интегрирована с внутренними информационными системами: Центральной базой данных кадровой информации, Информационной системой обработки обращений граждан, Системой управления судебными делами, Автоматизированной информационной системой управления заказом и др.

В результате внедрения СЭД на всех уровнях организационной структуры удалось сократить бумажный документооборот на 35%, снизить трудозатраты по обработке документов на 10%, время исполнения запросов по подбору документов на 50%, а также значительно сократить сроки согласования документов и повысить уровень контроля исполнения документов и поручений.

Планируется дальнейшее расширение функциональности СЭД и более тесная интеграция с ключевыми системами предприятия, благодаря чему её можно рассматривать как одну из платформ, вокруг которых будет развиваться цифровая трансформация госкомпании.


Теги: Автоматизация предприятий СЭД



На ту же тему: