«Транзит-Ойл» – крупнейший оптово-розничный поставщик автотоваров в Татарстане, Чувашии и Самарской области. У компании есть собственная сеть розничных автомагазинов и свой интернет-магазин. Только за полгода через бухгалтерию компании прошло больше 35 тыс. документов. Бумажный архив за последние 5 лет работы хранится в небольшом помещении площадью около 30 кв. м. До создания электронного архива поиск, обработка и сканирование документов по запросу контрагентов или налоговой могли занимать до 3-4 дней.
Контроль документооборота имел ряд недостатков. При проверке путевых листов оператор вручную делал отметку о наличии или отсутствии каждого документа. По любому запросу оригиналы документов выдавались на руки, создавались скан-копии, приходилось постоянно контролировать возврат оригиналов. Затраты времени операторов и невозможность срочно предоставить по запросу необходимые документы сильно тормозили работу оператора и бухгалтерии. Чтобы облегчить и ускорить рабочие процессы, руководство компании решило внедрить систему «Скан-Архив».
В результате время обработки документов сократилось почти втрое, а подготовку к налоговым проверкам максимально автоматизировали. Процесс выдачи и сканирования документов по отдельным запросам изменился: теперь отметки о наличии документов проставляются автоматически и скан-копии документов хранятся непосредственно в базе «1С:Предприятие». Все входящие и исходящие документы подгружаются в базу практически сразу после их поступления или проверки путевого листа.