Вестник цифровой трансформации CIO.RU

ЧАМЗ начал использование электронного архива
ЧАМЗ начал использование электронного архива




15:47 03.12.2018  |  566 просмотров



На Челябинском автомеханическом заводе внедрен электронный архив «Этлас». Внедрением занималась компания «Этлас-софт».

За все годы работ у завода сформировался внушительный бумажный архив различных документов, начиная от проектов и схем изделий и заканчивая организационно-распорядительной документацией. Было принято решение о переводе бумажного архива в электронный и формирование рабочего архива текущих документов. Основными требованиями к системе являлись: перевод документов из бумажного вида в электронный; упрощенный поиск документов; разграничение пользователей по группам с правами доступа к документам; доступ к базе архива с мобильного устройства; формирование различных видов отчетов; наличие механизмов распознавания текста для индексирования документов по содержимому, с целью дальнейшего поиска документа по содержимому; возможность установки сервера под ОС Linux; наличие механизмов автоматического создания инкрементных резервных копий системы в несколько мест; периодическая проверка целостности базы данных, ее оптимизация; наличие инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы силами заказчика.

После проведения анализа рынка электронных архивов документов начальником отдела информационных технологий завода была дана рекомендация о внедрении решения компании «Этлас-софт».

После формирования структуры архива, заведения пользователей, формирования справочников и настройки карточек документов был сформирован перечень отчетов и настроены механизмы по созданию автоматических резервных копий базы данных и базы документов в несколько мест.

На сегодняшний день происходит перевод документов из бумажного вида в электронный, что позволит сэкономить дополнительные площади, в разы сократит использование бумаги и значительно упростит сотрудникам завода доступ к нужным документам.

Также началась работа центрального аппарата завода в сформированном архиве текущих рабочих документов. В дальнейшем планируется подключить к работе в архиве максимальное количество сотрудников и начать настройку процессов согласования и разработки документов.


Теги: Автоматизация предприятий