Компания поставляет продукцию в международные, федеральные и локальные розничные сети — постоянно взаимодействует с множеством торговых площадок и заключает большое число сделок. Для упрощения договорной работы и повышения ее прозрачности руководство ТД «ПиР» решило автоматизировать процесс с помощью ECM-системы DirectumRX.
В результате проекта в компании была полностью автоматизирована работа с договорами. Все согласования происходят в системе по настроенным регламентам: в зависимости от типа документа определяется последовательность этапов и согласующие. Участники процесса могут проверить всю доступную информацию о контрагенте прямо из интерфейса системы. В едином реестре договоров документы можно фильтровать и быстро выгружать для отчетности. С помощью удобных механизмов легко отследить факт подписания и местонахождение бумажного оригинала документа. Наконец, в системе можно быстро найти документ по штрихкоду на бумажном варианте – при его сканировании открывается документ в системе, а электронный экземпляр можно найти по размерным параметрам – по номеру, дате, контрагенту, автору.
Дополнительно в системе был настроен процесс работы с разовыми поставками. Благодаря сокращенному кругу согласующих отгрузка продукции в таких случаях не затягивается – сотрудничество с контрагентом начинается еще до подписания договора.
Исключить дублирование информации в разных системах удалось за счет интеграционных решений: в DirectumRX и MS Active Directory автоматически синхронизируются данные о подразделениях и сотрудниках, а в «1С:Бухгалтерия» из ECM-системы выгружается информация о договорных документах. С помощью связки с почтовым клиентом работники ТД «ПиР» могут выполнять задания через корпоративную почту. Такой подход удобен, когда у сотрудника нет возможности немедленно подключиться к работе в системе, а процесс затягивать нельзя.
В DirectumRX сегодня работают 105 сотрудников ТД «ПиР». За две недели опытно-промышленной эксплуатации системы в компании было создано 143 договорных документа и отправлено 204 задачи. Сегодня руководство планирует подключить к работе в DirectumRX другие компании торгового дома, а также автоматизировать процессы делопроизводства.