Поставщик зерновых культур, продукции растениеводства, животноводства и средств защиты растений в сибирском регионе и странах СНГ — компания «ТДС-Групп», — сотрудничает с несколькими тысячами контрагентов, что обуславливает годовой документооборот в 280 тыс. документов. Загруженность сотрудников бухгалтерии постоянно росла, что вело к появлению ошибок при ведении учета.
ИТ-служба компании решила автоматизировать процесс обработки исходящих документов. Для этих целей было выбрано решение «Скан-Архив», разработанное компанией «Гэндальф». При выборе решения специалисты ориентировались на критерии стабильной работы и совместимости с программами «1С».
После внедрения «Скан-Архива» процесс работы с «первичкой» изменился: сначала документ обрабатывается в потоковом сканере, затем программа добавляет его копию к базе «1С» с контрагентами. В день программа обрабатывает до 150 накладных, с внесением документов в базу может справляться один сотрудник.
Обработанные документы можно найти и выгрузить из базы в любой момент. Это позволило в несколько раз снизить время подготовки к налоговым проверкам, повысить прозрачность операций, разгрузить занятость сотрудников, а также перенести большую часть первичных документов из офиса в архивные помещения.
Сотрудники ИТ-службы «ТДС-Групп» внесли несколько изменений в стандартный функционал программы.
Как рассказывает ИТ-директор компании Семен Синицын, в данный момент компания готовится к переходу на «1С:ERP». «Скан-Архив» уже подготовлен для работы с новой учетной системой: настроена обработка печатных форм и штрих-кодов, распознавание и поиск работают корректно.